Nous continuons notre tour du monde des publications effectuées par les services de stérilisation. Collecte d'instantanés, de préoccupations variées, de façons différentes de communiquer au bout de laquelle nous espérons contribuer à fournir une image globale du secteur :
UNE STERILISATION CENTRALE ECOLOGIQUE : EST-CE POSSIBLE ? APPORT DE L’INFORMATISATION
GOUEL Isabelle, CICO Odile, REMY Nadine, LACROIX Valérie, BILLION-REY François
Service Pharmacie – Stérilisation Centrale, Centre Hospitalier, 55 Rue du Docteur Jean Michel, B.P. 364, 39016 LONS-LE-SAUNIER CEDEX
INTRODUCTION
Le volume croissant des archives et des déchets papier est un phénomène observé depuis de nombreuses années dans nos institutions. L’informatique apparaît comme une aide incontestable pour satisfaire aux exigences croissantes de traçabilité et d’assurance qualité requises pour la stérilisation des dispositifs médicaux. Elle est aussi notamment censée diminuer les quantités de papier dans un souci économique et écologique.
L’utilisation des outils informatiques s’accompagne-t-elle réellement d’une diminution de la consommation de papier ? La Stérilisation Centrale du Centre Hospitalier de Lons-le-Saunier (577 lits dont 360 lits de Médecine – Chirurgie - Obstétrique) dresse le bilan de l’informatisation de son service sous cet aspect.
MATERIEL - METHODES
L’informatisation du service de Stérilisation Centrale, débutée en 2001, concerne actuellement :
• les trois laveurs-désinfecteurs (logiciel de suivi et de traçabilité des cycles de lavage),
• les trois autoclaves (Bowie-Dick électronique, logiciel de supervision et de traçabilité des cycles de stérilisation),
• la traçabilité du circuit des dispositifs médicaux (DM) (de la réception à la Stérilisation Centrale jusqu’à la distribution, lecture par codes barres des étiquettes de traçabilité des dispositifs médicaux et des feuilles de traçabilité des étapes du circuit),
• la gestion documentaire selon la norme ISO 9001-2000 (logiciel de gestion électronique des documents pour l’élaboration et la gestion des procédures et instructions de travail, logiciel de traitement de texte « classique »pour les autres documents qualité : manuel qualité, fiches techniques, formulaires, …).
Nous avons comparé et analysé l’évolution du volume et de la nature des documents et enregistrements papier dans le service entre 2001 et 2004.
RESULTATS
Loin de diminuer, la consommation de papier a augmenté depuis l’informatisation. Les principaux documents concernés sont les suivants :
1/ édition systématique des rapports de cycles de lavage des laveurs-désinfecteurs,
2/ édition systématique des graphiques des cycles de Bowie-Dick (BD) électronique et maintien du graphique et du ticket d’enregistrement des cycles d’autoclave,
3/ édition automatique des feuilles de traçabilité à chaque étape du circuit (codes barres devant être scannés au cours du circuit pour passer d’une étape à la suivante),
4/ persistance « d’anciens » formulaires de traçabilité des dispositifs médicaux en attentant une liaison informatique avec les blocs opératoires,
5/ édition systématique des fiches techniques de prise en charge des dispositifs médicaux,
6/ élaboration et diffusion plus large des documents qualité.
Tous ces documents sont issus de l’informatisation progressive des étapes du circuit de prise en charge des dispositifs médicaux restérilisables et du système de management de la qualité selon la norme ISO
9001-2000, à l’exception des « anciens » formulaires de traçabilité des dispositifs médicaux, destinés à disparaître. Quant au point 6, les documents qualité élaborés avec le logiciel de gestion électronique des documents et le logiciel de traitement de texte remplacent les « Bonnes Pratiques de Stérilisation du CH de Lons-le-Saunier » de 1997 et 1999, recueil en 3 tomes (700 pages, élaborés également avec un logiciel de traitement de texte « classique ») regroupant les modalités de réalisation des opérations de stérilisation, de maintenance des équipements et de gestion du personnel.
DISCUSSION
La consommation croissante de papier constitue un problème à la fois environnemental (déforestation, industrie du papier, toxicité des encres, …), organisationnel (logistique, volume des archives, gestion des diffusions et de leur mise à jour, gestion des déchets) et économique (achat du papier et des consommables associés, destruction). A cela s’ajoute une pérennité des données conservées (fragilité du support, encre effaçable).
Si les éditions papier sont justifiées voire indispensables pendant la phase de validation d’un nouveau logiciel (vérification, sauvegarde, incertitude des possibilités et des performances du nouvel outil), cette étape n’est pas destinée à perdurer.
Les principales limites rencontrées à la Stérilisation Centrale du Centre Hospitalier de Lons-le-Saunier pouvant expliquer que l’informatisation ne s’est pas accompagnée de la diminution de consommation de papier prévue sont de divers ordres :
• limites d’ordre technique :
- disponibilité limitée des postes informatiques (répartition, nombre) dans les zones de travail
- défauts de puissance et de robustesse du matériel informatique
- liaison internet en développement, réseau intranet en cours d’élaboration
- sauvegardes sécurisées peu fiables
• limites d’ordre organisationnel :
- temps de formation des utilisateurs à l’informatique
• limites d’ordre culturel :
- changement des habitudes de travail
Le tableau ci-dessous présente les différents types de documents édités sous forme papier, les alternatives éventuelles aux éditions papier et les principales raisons du maintien de ces éditions.
Etapes du circuit Documents édités Alternatives Raisons du maintien
1/ Lavage en laveur désinfecteur Paramètres du cycle de lavage en machine Consultation écran Problème de sauvegarde informatique
2/ Stérilisation par autoclave : BD et cycle de routine Paramètres et graphique du BD électronique Graphique et ticket d’enregistrement d’un cycle de stérilisation Logiciel de supervision et de traçabilité des cycles en autoclave Problème de sauvegarde informatique
3/ Traçabilité du circuit des dispositifs médicaux Bon de ramassage Feuille de lavage Etiquette de conditionnement Feuille de chargement Etiquette de traçabilité Feuille de charge – libération de Aucune Codes barres à scanner pour l’étape suivante charge
4/ Traçabilité DM avec Blocs Opératoires Feuille de suivi des traitements du matériel des Blocs Opératoires Liaison informatique avec les Blocs Opératoires Pas encore de liaison informatique avec les Blocs Opératoires
5/ Elaboration d’une fiche technique Fiche technique du matériel Consultation écran Culture, habitude
6/ Documents qualité Manuel Qualité, procédures, instructions de travail, fiches techniques, formulaires Consultation écran pour les procédures, instructions et fiches techniques sauf dans certaines zones de travail Culture, habitude Disponibilité des postes informatiques
Une réflexion interne à la Stérilisation Centrale du Centre Hospitalier de Lons-le-Saunier a montré que toutes les éditions papier sont à présent facultatives, sauf pour le point 3. Leur abandon est donc possible mais passe par des évolutions techniques (sauvegardes sécurisées de la traçabilité des cycles de lavage et de stérilisation, développement des liaisons intranet et internet pour la diffusion des documents qualité) et une sensibilisation du personnel pour changer ses habitudes de travail (consultation à l’écran des documents qualité et des fiches techniques).
CONCLUSION
Le volume croissant de papier est une réelle préoccupation écologique et économique qui nécessite un changement des habitudes de travail.
La Stérilisation Centrale du Centre Hospitalier de Lons-le-Saunier a commencé à diminuer progressivement les éditions papier depuis 2005 mais au prix d’une sécurisation des sauvegardes informatiques, en concertation avec les informaticiens de l’établissement, dans le cadre du développement du Système d’Information Hospitalier.